Incluso después de aplicar marcos de agilidad y de DevOps, muchas organizaciones siguen luchando contra los silos empresariales, un problema persistente que penaliza gravemente a las empresas (y más en la actualidad) como es el caso de la ineficacia de los equipos que trabajan con propósitos cruzados, la falta de visibilidad entre estos equipos, etc.
Una de las soluciones para conseguir el alineamiento en toda la organización es crear un equipo de supervisión que gestione, desde un mismo lugar, todos los planes, decisiones de financiación y objetivos. Esto permitirá a los directores generales y a los responsables de nivel C ver el estado de cada producto, proyecto y objetivo financiado en su organización. Este proceso permite una toma de decisiones más eficiente y basada en datos.
En resumen, las organizaciones necesitan crear un equipo de personas que sepan priorizar el trabajo estratégico. Este equipo debe ayudar a los diferentes responsables a crear planes realistas y a mantenerlos informados en caso de que se produzcan situaciones de desajustes de presupuesto y/o capacidad. En muchas organizaciones, estos grupos se denominan oficina de gestión de proyectos empresariales (EPMO). Aunque la EPMO no es un concepto nuevo, modelos como el lean portfolio management o el value stream management, la hacen aún más importante.
PMO empresarial versus Portfolio Management Office
Las EPMO no dependen de TI. Pero si, del director de operaciones, del jefe de producto, del director digital, del director general o del CEO. Estas oficinas de gestión de proyectos empresariales deben supervisar y alinear todo el trabajo financiado dentro de una división u organización, incluidas las fusiones y adquisiciones, los proyectos de RRHH, las transformaciones financieras, las transformaciones digitales y los presupuestos de productos. Deben ser especialistas alineando las «peticiones» de la empresa con quienes pueden ejecutar el trabajo.
Lo más importante es que la EPMO ayude a salvar los silos de la organización, asegurando que los planes y objetivos estratégicos estén directamente vinculados al trabajo de ejecución que lleve esos planes a la realidad. El beneficio pasa por, que los datos necesarios para dirigir los negocios estén alineados y disponibles para aquellos responsables que necesiten tomar las difíciles decisiones de priorización y compensación.
¿Por qué ahora?
En la mayoría de las grandes organizaciones, las prácticas ágiles se utilizan a nivel de gestión de programas, fuera de las TI. La agilidad implica autoorganización de los equipos y, si se hace bien, puede aportar muchos datos sobre el estado del trabajo.
Además, los mercados cambian más rápido que nunca, por tanto, contar con una ventaja competitiva nunca ha sido tan importante. En consecuencia, los ejecutivos necesitan que sus equipos de gestión de portfolio se centren en un trabajo más estratégico.
Los directores de proyectos y programas clásicos están capacitados para congregar a los equipos funcionales, salvar silos, establecer metas y objetivos compartidos y detectar problemas de ejecución a la primera señal de retraso. Estas habilidades son muy valiosas hoy en día, ya que estas habilidades son claves para centrarse en la ejecución de visiones estratégicas y proyectos de fusiones y adquisiciones. Estos gestores pueden ayudar a garantizar que los planes estén completos y que se establezcan las prioridades, antes de que el trabajo se entregue a los equipos de ejecución para que lo completen.
Creación de la EPMO
Al iniciar su EPMO, ya sea trasladando la PMO fuera de TI o creando otra organización, hay algunas cosas a tener en cuenta:
– Comencemos con el «por qué». Para lograr la aceptación de las partes interesadas y de la organización en general, debemos ser capaces de articular claramente el propósito y la misión de nuestra EPMO. Utilicemos metas y objetivos SMART para definir claramente las razones de la existencia de nuestra EPMO.
– Elijamos al líder adecuado. El nuevo líder de la EPMO debe entender las metas y objetivos de toda la organización y debe colaborar con otros líderes de la organización.
– Seamos inclusivos. Las inversiones que gestionará nuestra EPMO afectan a toda la organización, no sólo a los equipos de desarrollo y de TI. La participación de otras funciones de la empresa en los procesos de la EPMO -como los servicios compartidos, las finanzas, etc.- ampliará la influencia de la EPMO, fomentará el pensamiento sistémico y garantizará mejores resultados.
– Seamos ágiles. La realidad del cambio dinámico es una de las razones por las que se necesita una EPMO. Uno de los propósitos de una oficina de gestión de proyectos empresariales es proporcionar una estructura y unos límites, pero hay que seguir siendo ágil y estar preparado para adaptar los procesos de la EPMO o pivotar su enfoque a medida que la empresa cambia.
– Tengamos la autoridad para forzar la priorización real de las necesidades del negocio. La priorización de las necesidades de la empresa es una necesidad en todas las organizaciones, independientemente de la frecuencia con la que se financie. Nuestra EPMO debe ser implacable a la hora de exigir a los líderes empresariales que estén de acuerdo con la priorización en todas las peticiones.
La EPMO y el marco de datos
Si nuestra EPMO está correctamente configurada y alineada con nuestra oficina de transformación, su trabajo impulsará la eficiencia y establecerá el marco y los datos necesarios para dirigir el negocio.
Según una encuesta reciente llevada a cabo por la BizOps Coalition, el 97% de los encuestados declaró que los retos relacionados con los datos restringen la capacidad de la empresa para acceder a la información. Una de las razones es que las empresas tienen demasiados sistemas para hacer un seguimiento de tipos de trabajo similares. A menudo, existe un sistema principal de PMO de TI, pero todos los demás departamentos utilizan hojas de cálculo y PPTs para realizar el seguimiento de su trabajo.
Como parte del establecimiento de una EPMO, es vital trazar procesos eficientes, eficaces y racionalizados para gestionar todos los tipos de trabajo financiados dentro de su organización. Además, al trasladar el presupuesto fuera de TI y dentro de la EPMO, los equipos pueden avanzar más en su alineación en torno a los objetivos clave del negocio.
Fuente original: The Enterprise PMO: Why The Time Is Now
Conclusión
Silos. Esfuerzo desperdiciado. Equipos que trabajan en productos que no están alineados con las estrategias empresariales. Estas cosas nunca fueron buenas para una empresa, pero hoy en día son cada vez más una receta para el desastre. Al establecer una EPMO eficiente, las organizaciones estarán mucho mejor posicionadas para evitar estos males, y mucho mejor equipadas para adaptarse y prosperar en medio de un panorama empresarial cada vez más dinámico.
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