Colaboración organizativa en una pandemia: Guía para los CIOs

Nuevas prioridades en un mercado en constante evolución

En el mundo actual, en medio de una pandemia, los imperativos de los equipos de TI han cambiado drásticamente. Los CIOs, encargados de dirigir estas organizaciones están abordando estos cambios con nuevas iniciativas críticas, que han surgido, y que ni siquiera estaban en el radar a principios de año. Al mismo tiempo, los imperativos estratégicos que existían a principios de año, como el de liderar la transformación digital, no han desaparecido; sólo se han vuelto más urgentes.

Además, si bien las demandas y la urgencia no muestran signos de disminuir, los equipos internos también tienen que hacer frente a interrupciones sin precedentes, adaptándose a lugares de trabajo remotos, cambiando de roles y renovando los procesos y flujos de trabajo.

Equipos de BizOps: papel clave en las organizaciones

En muchas empresas, los equipos de BizOps están jugando un papel principal en la estrategia corporativa. A medida que las organizaciones buscan sobrevivir en la volatilidad del mercado, dependen cada vez más de los equipos de BizOps para hacer frente a algunos de los mayores y más apremiantes desafíos.

¿Cómo pueden ayudar los CIOs a posicionar estos equipos BizOps para triunfar en tiempos de crisis? En un reciente informe de IDC se analiza cómo ayuda BizOps a fomentar la gestión eficaz en tiempos de crisis. Este informe proporciona a los CIOs enfoques demostrados para aplicar BizOps a situaciones de crisis, basados en las mejores prácticas probadas de los CIOs, los profesionales de BizOps y los líderes de negocios. A continuación ofrecemos un pequeño resumen de las principales estrategias:

Optimizar la Colaboración Organizacional con los Equipos de BizOps

Hoy más que nunca, la comunicación es el pegamento que ha de unir a los empleados. Aunque siempre es importante, en estos tiempos de trabajo a distancia, la comunicación se ha convertido en el eje, el tejido conectivo que une a las personas y fomenta la camaradería, la colaboración y la coordinación, que son esenciales para el éxito continuo de los negocios.

Para ello, es necesario establecer canales de comunicación optimizados, y eso es particularmente importante para los equipos de BizOps, quienes tienen la tarea de responder a las necesidades críticas de la empresa. A través de la organización, los departamentos y equipos implicados necesitan ser informados para que puedan asistir, reportar y asesorar a los equipos de BizOps, sin correr el riesgo de limitar su progreso.

Para fomentar esta colaboración organizativa, los analistas de IDC aconsejan a los CIO que aborden una serie de esfuerzos clave:

• Establecer funciones y responsabilidades de comunicación claras. Debido a que, varios ejecutivos pueden estar involucrados en comunicaciones críticas, es vital establecer un plan detallado de comunicación, para que los líderes puedan minimizar las posibilidades de que se generen mensajes redundantes, o por el contrario, que la información más importante no llegue a su destinatario.

• Mantener los bucles de retroalimentación continuos. Los CIOs necesitan establecer mecanismos que fomenten el continuo intercambio de inteligencia. Esto incluye permitir que el personal apropiado acceda a los informes actualizados, ofrezca retroalimentación y recomendaciones específicas, y ayude a asegurar que los equipos se mantengan en el camino correcto.

• Adaptar el contenido. Los individuos de toda la organización necesitarán mantenerse informados, pero eso no significa que todos deban recibir la misma información. En vez de esto, para maximizar la eficiencia y la comprensión, buscaremos establecer canales, incluyendo informes, cuadros de mando y mensajes, dirigidos a individuos, equipos y roles específicos.

Establecer prioridades inteligentes

En circunstancias normales, las responsabilidades del CIO para tomar decisiones de priorización eran difíciles. Maximizar la alineación con la estrategia, gestionar solicitudes y coordinar los trabajos de mapeo con los recursos disponibles no es una tarea sencilla. Sin embargo, en estos tiempos de crisis, estos esfuerzos son mucho más complejos, y una incorrecta asignación de los recursos, es mucho más devastadora para el negocio.

Por lo tanto, es vital que los CIOs, los equipos de BizOps, y las partes interesadas de la empresa reciban información oportuna y específica. Más que nunca, es vital que los individuos estén dotados de información para tomar decisiones basadas en hechos, en lugar de simplemente tomar los proyectos respaldados por los defensores más ruidosos.

En el futuro, lo único seguro es que los equipos de BizOps se enfrentarán a exigencias cada vez mayores; más de las que pueden gestionr. Para evitar sobrecargar al personal, los líderes deben asegurarse de que están priorizando inteligentemente. Eso significa identificar los criterios correctos para priorizar los esfuerzos de los equipos de BizOps basados en las realidades en evolución, rastrear continuamente las métricas clave y volver a priorizar las iniciativas existentes según las necesidades.

El informe de IDC PeerScape ofrece un buen ejemplo que destaca la naturaleza crítica de la inteligencia en el actual panorama empresarial. En respuesta al surgimiento de COVID-19 y a las perspectivas de una caída significativa de los ingresos en varios segmentos del negocio, el equipo directivo de una gran institución financiera trató de reducir los gastos de capital. Tuvieron que determinar qué esfuerzos e inversiones podían suspenderse y cuáles no.

Para tomar estas decisiones de manera efectiva, necesitaban inteligencia. Necesitaban saber qué actividades estaban en curso, qué dependencias había, qué repercusiones habría en los recursos, la financiación, el calendario, las obligaciones, etc. Los arquitectos trabajaron con los equipos de BizOps para proporcionar los conocimientos necesarios. Pudieron identificar las opciones, comprender los impactos y las dependencias, y desarrollar un nuevo conjunto optimizado de prioridades, y colaboraron para mitigar cualquier posible consecuencia no deseada.

Capacitar a los equipos

En entornos inciertos y de cambio rápido, las decisiones, las evaluaciones y las correcciones de rumbo deben realizarse con mayor frecuencia. Es evidente que los cargos directivos no pueden participar en todas las decisiones cotidianas, por ello, es de vital importancia facultar a los equipos de múltiples niveles de la organización para que tomen decisiones locales. Para ello, es importante comunicarse claramente y establecer una visión común que pueda informar la toma de decisiones, a la vez que se da a los equipos la autonomía que necesitan para hacer modificaciones basadas en las circunstancias cambiantes.

Con una visión común, comunicada y reforzada desde la dirección, todos los miembros de la organización pueden tener claros sus objetivos y metas, los principales resultados y los principales requisitos de los clientes.

Establecer un enfoque ágil y de circuito cerrado

En general, la velocidad es un poderoso aliado. A través de BizOps, los equipos pueden acelerar su ejecución haciendo que los negocios, el desarrollo y las operaciones trabajen juntos y de manera más efectiva. Los CIOs pueden contribuir en aumentar aún más esa velocidad, estableciendo modelos operativos ágiles y de circuito cerrado en todas sus organizaciones. De esta manera, los equipos pueden reunir la investigación de los usuarios, desarrollar hipótesis, introducir nuevas características, obtener nuevas capacidades frente a los usuarios y emplear la medición en tiempo real para medir los resultados. Basándose en estos conocimientos, pueden entonces revisar sus hipótesis, reimplementar el código y continuar iterando.

También puede ser útil adoptar un enfoque de producto o servicio mínimo viable, que puede ayudar a los equipos a estirar los recursos y a la vez atender rápidamente las necesidades urgentes. Mediante estos enfoques, los equipos pueden emplear un aprendizaje rápido y continuo, y fomentar la colaboración organizativa que refuerce y perfeccione constantemente su visión compartida.

La colaboración organizativa impulsada por BizOps en acción

El informe PeerScape de IDC ofrece una serie de estudios de caso de organizaciones que han hecho importantes avances a través de BizOps en los últimos meses:

• Proveedor de soluciones bancarias y financieras globales. Esta institución ejecutó una transformación ágil a gran escala. Al fomentar una combinación de propiedad colectiva de negocios y comunicaciones efectivas, la organización ha podido impulsar la alineación. Los equipos tienen una visión común y trabajan juntos de manera más efectiva para priorizar los esfuerzos y atender los requerimientos de los clientes. Ahora, más de 800 empleados están participando en 25 “release trains” alineados con la empresa. Estos equipos tienen una gran autonomía; están facultados para hacer sugerencias, iterar, probar con las partes interesadas y desplegar si tienen éxito.

• Compañía global de productos de salud. Esta organización ha confiado desde el principio en la transformación digital. Previamente, habían invertido en servicios ágiles en la nube y herramientas de colaboración digital. Sirviéndose de estas inversiones como base de transformación, la organización fue capaz de pivotar rápida y eficientemente cuando su personal tuvo la necesidad de responder a la pandemia. Casi de la noche a la mañana, la organización comprobó que sus operaciones se han vuelto 10 veces más digitales que antes.

• Fabricante de impresoras. A través de la implementación inteligente de BizDevOps, este fabricante fue capaz de reducir los costos de desarrollo en un 40%. Pero además, gracias a una mejor colaboración organizacional, los equipos informados y alineados con el negocio entendieron claramente los objetivos de alto nivel, y por lo tanto fueron capacitados para tomar mejores decisiones de compensación, más rápidas, y sobre una base continua. Sus comunicaciones y flujos de trabajo de aprobación racionalizados ayudaron a mejorar significativamente la agilidad de la organización.

En medio de tanto cambio e incertidumbre, es ilusionante ver ejemplos de equipos que están aprovechando BizOps no sólo para sobrevivir en estos tiempos, sino para prosperar. Para conocer más al respecto, descargue el informe: «IDC PeerScape: Prácticas para el uso efectivo de BizOps en el manejo de crisis».