7 formas de conectar negocio con TI para mejorar el valor del cliente

En la mayoría de las organizaciones, el vínculo entre departamento de TI y negocio es a través del soporte técnico. Negocio envía un ticket para una solicitud de licencia de software, instalar una nueva aplicación o informar un incidente cuando un sistema no funciona. Estas son las necesidades básicas para mantener las operaciones, pero esto hace poco para abordar las necesidades dinámicas de una organización.

Mejores prácticas para fortalecer la conexión entre los equipos de TI y negocio

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A continuación, proponemos siete prácticas para construir una conexión más sólida entre nuestros equipos de TI y negocio para generar confianza y ofrecer más valor.

1. Empezar por arriba. Como con cualquier iniciativa organizacional, se convierte en una prioridad para todos los involucrados si es la prioridad del jefe. El liderazgo de negocio y TI debe marcar la pauta. Todas las partes debe identificar la necesidad y visualizar los beneficios.

2. Comprometer recursos. Designar personas que se relacionen regularmente con la otra parte e identificar claramente al propietario de la aplicación o al propietario del proceso empresarial. TI debe asignar un responsable de equipo a una aplicación o conjunto de aplicaciones específico. Estas partes interesadas clave de la BU y TI deben fortalecer esta relación y hacer esfuerzos diligentes para conectarse con sus contrapartes. El otro recurso finito es el tiempo. Asegúrese de que estas personas designadas no estén ya sobrecargadas y de que puedan dedicar tiempo para trabajar juntos en los esfuerzos.

3. Programar reuniones frecuentes. Adoptar una mentalidad ágil e intentar reunirse semanalmente para revisar incidentes en curso, iniciativas, retrospectivas ágiles y otras discusiones sobre cuestiones críticas. Las reuniones frecuentes entre las partes interesadas designadas y comprometidas ayudarán a generar confianza y permitirán un debate abierto sobre las capacidades, las limitaciones, las preocupaciones, las prioridades, el presupuesto y los plazos. Como resultado, una comprensión más profunda brindará oportunidades para identificar riesgos y problemas antes para estrategias de mitigación proactivas.

4. Establecer expectativas. Las agendas de las reuniones iniciales deben incluir tiempo para discutir y acordar las expectativas. Definir claramente los roles para abordar las responsabilidades individuales y minimizar la duplicación innecesaria. Es fundamental, así como documentar un plan de acción para delinear cómo cumplir con esas expectativas. Las partes interesadas podrían revisar las sugerencias de esta publicación y decidir qué prácticas y en qué medida el equipo colectivo está dispuesto y es capaz de comprometerse a cumplir con lo acordado. También es esencial entrar en los detalles necesarios para identificar los indicadores clave de nivel de servicio y establecer objetivos del mismo.

5. Utilizar la gestión de proyectos para grandes iniciativas. Nuestro departamento de TI debe tomar la iniciativa en la implementación, configuración y mantenimiento de la solución de TI. Los usuarios de la aplicación deben identificar los casos de uso comercial, los requisitos clave, las prioridades, la realización de pruebas de usuario y la coordinación de los hitos clave del proyecto. Dos hitos clave que exigen absolutamente la coordinación de TI y BU son la reunión de decisión Go / No-Go y la producción Go-Live. Durante un proyecto de entrega de aplicaciones, estos hitos (especialmente Go-Live) son donde todo se vuelve real.

6. Aprovechar las aplicaciones basadas en equipos para realizar un seguimiento del progreso y trabajar en colaboración. La red está llena de numerosas publicaciones sobre aplicaciones de reuniones colaborativas, como Teams, WebEx y Zoom. Para proyectos de entrega, recomiendamos el uso de aplicaciones basadas en equipos, como la solución de gestión de portfolios y proyectos Clarity PPM y una herramienta de gestión ágil, como Rally Software, para ayudar a organizar y realizar un seguimiento del trabajo. Además, la pizarra virtual, como Jamboard de Google, puede mejorar las reuniones y ayudar a visualizar la introducción y aclaración de ideas. Finalmente, usar carpetas compartidas para consolidar un conjunto de archivos donde las partes interesadas pueden revisar y actualizar las acciones asignadas y realizadas puede ser de mucha utilidad.

7. Compartir nuestros comentarios y hacerlo mejor. Existen numerosas opciones para solicitar y realizar comentarios. De manera menos formal, esto se puede hacer: por teléfono, correo electrónico o en persona si sus circunstancias lo permiten. Otro canal de comunicación es la documentación. Es importante documentar la información esencial en documentos clave, como informes de estado, especificación de requisitos, diseño técnico, etc. Estos documentos aclaran lo que TI puede (y no puede) entregar y las prioridades de negocio. Los equipos también pueden usar encuestas para obtener feedback sobre lo que salió bien o lo que debe mejorarse. Si bien la recopilación de comentarios es esencial, en última instancia, es más importante la forma en que los equipos actúan sobre los mismos, para mejorar continuamente la entrega y el mantenimiento de las aplicaciones y permitir mejores resultados comerciales.